marek-kowalczyk

Witam!

Nazywam się Marek Kowalczyk. Jestem praktykiem zarządzania projektami.

Z zespołem MANDARINE Project Partners pomogłem zrealizować na czas największy w Europie projekt IPO: wejście na giełdę PGE SA.

Jestem współzałożycielem wydawnictwa MINT Books.

Prowadzę studia podyplomowe z zakresu zarządzania projektami.

Piszę tu o zarządzaniu projektami, łańcuchu krytycznym, złej wielozadaniowości (zławiel), teorii ograniczeń Goldratta.

Zła wielozadaniowość: Nie bądź aktorem zbyt wielu ról

Zła wielozadaniowość: Nie bądź aktorem zbyt wielu ról

FI 2015 Kowalczyk Zła wielozadaniowość.001.jpeg

Wystąpienie na Festiwalu Inspiracji w Warszawie w dn. 2015-08-28

Nazywam się Marek Kowalczyk. Niektórzy z Was być może byli na moim wystąpieniu cztery lata temu, kiedy mówiłem o złej wielozadaniowości. Czy jest ktoś na sali, kto był 4 lata temu? Kto pamięta to wystąpienie? Od tego czasu w moim rozumieniu złej wielozadaniowości dokonał się istotny postęp.

Po pierwsze, wynalazłem słowo #zławiel. [pauza] Miało być śmiesznie, ale chyba mi nie wyszło. [śmiech]

Po drugie, zrozumiałem dlaczego ja, i być może inni, mimo tego, że mamy olbrzymią wiedzę na ten temat, mimo to pchamy się w szpony tego szkaradnego zjawiska. I tą wiedzą chciałem się z Wami dzisiaj podzielić.

Ale najpierw, dla tych z Was, którzy nie widzieli mojego wystąpienia. Co to jest zła wielozadaniowość? Czy zdarza się, że biurko kolegi wygląda tak? Kolegi, koleżanki? Tak czy nie? Czy zdarza się, że Wasza głowa wygląda tak? [pauza]

Co robimy, w jaki sposób musimy radzić sobie z takim nawałem tematów jednocześnie? Jak to się nazywa taka umiejętność? Podpowiem, na „ż”... żonglowanie. Czy jest na sali ktoś, kto umie żonglować? Umie żonglować jedną piłeczką? Chodź pan. [śmiech] Działaj. Radzi sobie? Tak. To co robimy? Dorzucamy. Radzi sobie? Radzi sobie. [brawa] Co robimy? Dorzucamy. Czy jego efektywność rośnie? Tak. Dorzucamy. Działaj chłopie. Pamiętaj, 50 milionów masz target. Radzi sobie? Radzi. Co robimy? Dorzucamy. Działaj. Chcę to zobaczyć. Radzi sobie? Nie radzi sobie. Co robimy? Wyrzucamy! Dziękuję. [brawa] Proszę Państwa to jest ilustracja zjawiska złej wielozadaniowości.

FI 2015 Kowalczyk Zła wielozadaniowość.003.jpeg

Żeby naszym rozważaniom nadać pozory pseudonaukowości pozwoliłem przygotować sobie taki wykres. Na osi X mamy ilość piłeczek w powietrzu, ilość otwartych tematów. na osi Y mamy naszą efektywność. Z pewnością jest tak, że obserwujemy, że jak mamy jedną piłeczką, jak powiedziałem żonglowanie jedną piłeczką, co sobie pomyśleliście? Łatwe. Nawet wręcz za łatwe. No więc co robimy? Dorzucamy albo drugie, sami sobie bierzemy. No i co, nasza efektywność rosła, rosła, jedna piłeczka, dwie piłeczki, trzy piłeczki. Efektywność nasza rośnie. Czyli co robimy? Metodą indukcji autobusowej, jeszcze jeden wsiądzie. Tak czy nie? Skoro wsiadło 200 osób, jeszcze jedna wsiądzie.

Tylko jaki niestety jest problem z tym wykresem, że drzwi się nie zamykają.

To kto palcem w powietrzu narysuje jak ten wykres wygląda naprawdę? Czy ta krzywa naprawdę idzie w nieskończoność? Palcem w powietrzu. No dokładnie, tak. Czyli ten wykres wygląda w ten sposób. Zjawisko złej wielozadaniowości to jest czerwona kropka. A co to jest żółta kropka? To jest jak mam za mało do roboty. Czyli proszę Państwa, jeżeli mam za dużo zadań w toku i mam za mało zadań w toku, to jaka jest moja efektywność? Taka sama, niska. Czyli jeżeli mamy szefa, który przeciążą nasz zespół albo nas robotą to równie dobrze moglibyśmy mieć za mało do roboty, bylibyśmy tak samo nieefektywni. Ale o ile byłoby to przyjemniejsze. Tylko on tego nie może znieść, bo by z siebie mięczaka zrobił. [śmiech] Tego byśmy chcieli uniknąć. Z punktu widzenia maksymalizacji efektywności gdzie byśmy się chcieli znaleźć? Tutaj. Co się dzieje z naszą efektywnością w tym punkcie? Ona jest jaka w porównaniu z sytuacją, kiedy mamy za dużo roboty? Ona jest jaka? Ona jest większa. To co musimy zrobić, żeby osiągnąć maksymalną efektywność w sytuacji gdy jesteśmy przy czerwonej kropce? Kto z Was jest przy czerwonej kropce albo kto zna kogoś, kto jest przy czerwonej kropce? Ręka do góry. Śmiało, nie wstydzić się. A kto jest z Was przy żółtej kropce? Bywa. Ok.

FI 2015 Kowalczyk Zła wielozadaniowość.010.jpeg

Więc, proszę Państwa, teoria zwalczania złej wielozadaniowości jest bardzo prosta. Jeśli chcesz zwiększyć swoją efektywność, czyli pójść w górę na zielonej strzałce? Musisz jednocześnie zajmować się jaką ilością zadań? Zadań, tematów, projektów, ról. Nie bądź aktorem zbyt wielu ról. Ilu? Optymalnie. Czyli nie za dużo, bo wtedy jestem po czerwonej stronie. Nie za mało, bo jestem po stronie żółtej. Czyli sytuacją złej wielozadaniowości nazywamy tę stronę, optimum, nazywamy ten jakby wierzchołek, ten płaskowyż, który mieści się na górze.

Czyli gdybyśmy teraz chcieli podsumować tę część teoretyczną mojego wystąpienia, mógłbym nadać temu takie fajne, korporacyjne hasło: obniży WIP. WIP po angielsku work in progress. Czyli po ludzku mówiąc nie zajmuj się zbyt wieloma rzeczami na raz. I to jest teoria redukcji złej wielozadaniowości.

Pytanie jest takie, kto z Was, mimo że zna tę teorię, mimo że wie, że za dużo to jest niedobrze, nadal wpada w złą wielozadaniowość? Kto z was jeszcze mimo tej całej wiedzy ma problem ze złą wielozadaniowością? Kto z was próbował robić kanban albo słyszał o kanbanie? Mówiłem na wielu poprzednich swoich… Dokładnie. No to na czym polega problem, że niektórzy ludzie usłyszą takie wystąpienie, przeczytają artykuł, zrobią kanban, problem mija. A niektórzy z nas, mimo że bardzo próbują, nic im z tego nie wychodzi? Są na sali osoby, które mają takie poczucie, że wszystko wiecie, ale mimo to coś w was powoduje, że nadal to robicie? Tak? Czy zdarza się tak, że kiedy wpadniecie, po raz kolejny złapiecie się na złej wielozadaniowości, zaczynacie źle o sobie myśleć? Przecież to wiem, to dlaczego to znowu robię? Więc ja jestem jedną z takich osób.

Niedawno dostałem potężny strzał pod tytułem „Marek, ty się nad sobą zastanów. Ty ładnie mówisz, ty tak gadasz o tej złej wielozadaniowości ale nie bardzo Ci wychodzi radzenie sobie z nią”. I to był taki strzał, taki akt desperacji, który spowodował po 20 latach poszukiwania i zastanawiania się pewne głębsze zastanowienie się i poszukanie gdzie jest przyczyna, co ja robię nie tak, że mimo że wszystko wiem, mimo że o tym mówię. Mimo tego nie mogę sobie z tym zjawiskiem poradzić. Ale o tym powiem za chwilę.

Najpierw chciałem podać wam kilka takich praktycznych porad, pewien system, który dla mnie działa. Ponieważ ja jestem osobą z reguły bardzo zdezorganizowaną, więc wszelkie próby organizacji są dla mnie skazane na niepowodzenie. Ja potrzebuję organizacji, ale jednocześnie dlatego że tak bardzo jej potrzebuję, że już nie jestem w stanie jej wprowadzić. Więc wprowadziłem sobie taki system zdezorganizowanej organizacji.

Po pierwsze miej zawsze notatnik pod ręką, każdy nowy pomysł idzie do notatnika jako reguła. Nie zaczynaj realizacji. Tak wyglądają dwie strony z mojego notatnika. Jak Państwo widzicie dalekie jest to od GTD, dalekie jest to od jakiegokolwiek uporządkowanego zapisu. To są strony z 24 i 25 sierpnia. Ja dziennie produkuję 10 takich stron. Czy Państwo rozumiecie, ze tego się w ogóle nie da zrobić w przeciągu życia produkcji jednego dnia. Czy jest na sali ktoś, kto też ma takie poczucie, że tyle produkuje, że… OK, może 10%, mniej więcej 20% podniosło rękę. Czyli pierwsza rada to jest taka, wprowadziłem sobie następującą zasadę „Nie zaczynam”. Jak mam kolejny świetny pomysł nie wysyłam maila inicjującego ten projekt. A mianowicie wprowadziłem sobie taką zasadę, wyciągam mój notesik, który zawsze mam przy sobie i to zapisuję. To jest pierwsze.

Druga zasada jest bardzo prosta, mam czerwoną karteczkę samoprzylepną. W zasadzie żółtą karteczkę w kolorze czerwonym, bo żółte karteczki, to są te, które się przylepia, bo one są w różnych kolorach. I wprowadziłem taką zasadę, na tej żółtej karteczce w kolorze czerwonym jest mój limit pracy w toku. To jest nie więcej niż 5 rzeczy, które jest na raz. Metodą skanowania, oglądania. Metodą intuicyjną wypisuje 5 rzeczy, które mam do zrobienia. Tak wygląda moja karteczka. Jak widzicie dalekie jest to od ideału. Czy zaczyna wam świtać, widząc choćby moje pismo, że podłączenie mojego mózgu jest trochę inne? [pauza] Pan się śmieje? Pan też tak ma? No właśnie. Więc, proszę Państwa, to jest zasada jedno skreślam, jedno dopisuje. Kanban, jedno wyszło, drugie weszło. Optymalna ilość pracy w toku - 5 rzeczy. A jednocześnie bardzo nieformalna, bardzo intuicyjna, bardzo spontaniczna. Czyli zdezorganizowana organizacja. I tutaj dochodzimy… Oczywiście jak to się już staje nieczytelne wyrzucam, przepisuję od nowa.

I trzecia zasada, która uderzyła mnie mniej więcej tydzień temu, sprawdź czy nie masz ADD albo ADHD. W dzisiejszych czasach, to jest, się mówi, dziecko jest niegrzeczne, to się mówi, że ma ADHD. To nie jest zupełnie tak. Mózgi niektórych ludzi funkcjonują inaczej. Wpadła mi w ręce książka o ciekawym tytule „The Drummer and The Great Mountain”. Zacząłem ją czytać, patrzę, mówię to jest o mnie. Różnego rodzaju problemy mimo starań, niemożliwość organizacji mimo prób organizacji. Złe myślenie o sobie. Przecież ja 10 lat próbuję i mi nic z tego nie wychodzi. Przecież jak długo można próbować a Ci ciągle nie wychodzi. Jakie pokłady samooceny trzeba mieć. Przecież one też kiedyś zostaną wyczerpane. Niektórzy znas mogą wtedy, w takim przypadku, popaść w desperację.

Czasami to słowo ADHD określa się że to jest Attention Deficit Disorder. Ale ja sobie myślę, że tak naprawdę to słowo znaczy co innego, ten zwrot. Znaczy Activity Dynamic Drive. I tak naprawdę ludzie, którzy tego nie mają, czyli większość z Was, 90% z Was cierpi na bardzo smutną i ciężką przypadłość. Ja wam naprawdę współczuję, wy macie Activity Deficit Disorder. [śmiech] Wy po prostu się skupiacie nad jedną rzeczą i ją robicie. Wy jesteście w stanie zajmować się tylko jedną, góra dwiema rzeczami na raz. Wy jesteście w stanie znieść szefów. [śmiech] Współczucie.

Więc pytanie jest teraz takie. Czy mając tak ukształtowany mózg, po której ja jestem stronie? Czy ja jestem po stronie deficytu uwagi czy ja jestem po stronie nadmiaru, czy też dużej aktywności? Ja wybieram myślenie, że jestem po stronie dużej ilości aktywności.

Oczywiście pytanie jak ja tę aktywność zagospodaruję i czy są ludzie, którym udało się uczynić z niej produktywny użytek. Okazuje się, że około 10 może 20% osób, które podniosło rękę należą do elitarnego grona: Leonardo Da Vinci, Thomas Edison, Richard Branson czy Elon Musk, Marek Kowalczyk i Wy. [śmiech, brawa]

Jeśli proszę Państwa w jakiśkolwiek sposób was zaciekawiło, jeżeli odnajdujecie w sobie taką nutkę, że mimo że widzieliście wystąpienie Kowalczyka 4 lata temu o złej wielozadaniowości, mimo że próbowaliście zrobić kanban. Może wasz szef jest taką osobą, która ciągle produkuje. To są cechy, które bardzo predestynują ludzi do bycia przedsiębiorcami. Jeżeli, nie daj Bóg, zaczynacie źle myśleć o sobie, ponieważ wydaje wam się, że coś takiego z wami jest nie tak, ponieważ zaczynacie, nie potraficie skończyć, mimo że wiecie, nie potraficie się skupić odezwijcie się do mnie, wejdźcie na stronę http://zlawiel.pl, przeczytajcie artykuł i nie popadajcie w desperację. Dziękuję bardzo. [brawa]

Ćwiczenie „Trzy projekty” — przekonaj się, czym jest zła wielozadaniowość

Ćwiczenie „Trzy projekty” — przekonaj się, czym jest zła wielozadaniowość

Czy cierpisz na syndrom studenta?

Czy cierpisz na syndrom studenta?

0