marek-kowalczyk

Witam!

Nazywam się Marek Kowalczyk. Jestem praktykiem zarządzania projektami.

Z zespołem MANDARINE Project Partners pomogłem zrealizować na czas największy w Europie projekt IPO: wejście na giełdę PGE SA.

Jestem współzałożycielem wydawnictwa MINT Books.

Prowadzę studia podyplomowe z zakresu zarządzania projektami.

Piszę tu o zarządzaniu projektami, łańcuchu krytycznym, złej wielozadaniowości (zławiel), teorii ograniczeń Goldratta.

Wielozadaniowość — zła, czy dobra? Osobista refleksja Michała Berezowskiego

Wielozadaniowość — zła, czy dobra? Osobista refleksja Michała Berezowskiego

Michał Berezowski

Michał Berezowski

Od kilku lat prowadzę własny biznes. Wcześniej przez kilka lat zajmowałem managerskie stanowiska w firmach mniejszych i całkiem dużych. Zawsze byłem przekonany, że potrafię nienajgorszej zarządzić realizowanymi projektami. Nie żebym był jakimś mistrzem organizacji, ale problemów większych z tym nie miałem.

Ostatnie pół roku przyniosło jednak znaczący przełom. Liczba tematów wzrosła, a ja różnymi metodami stawałem się coraz bardziej efektywny. Mam dużą podzielność uwagi więc potrafię pracować nad kilkoma rzeczami naraz – pisać ofertę, wydawać instrukcje, zgłaszać poprawki do projektu i odpowiadać na pytania księgowości. Jestem w tym naprawdę niezły i bardzo efektywny. Kolejne zwiększenie obciążeń spowodowało, że czas w pracy zaczął się dalej wydłużać, a lista projektów w realizacji wcale się nie kurczyła. I wtedy, szukając rozwiązań na dalsze zwiększenie efektywności, spotkałem się z pojęciem złej wielozadaniowości.

Dotychczas wydawało mi się, że wielozadaniowość jest dobra. Wspomaga efektywność, sprawia, że robiąc kilka rzeczy naraz oszczędzamy czas. Tymczasem badania pokazują, że wielozadaniowość nie działa. Mózg człowieka tak naprawdę ma ograniczone możliwości koncentracji na konkretnych zadaniach. To, co z dumą nazywamy wielozadaniowością wcale nią nie jest. Po prostu mózg przełącza się z jednego zadania na drugie, co jednak powoduje spadek koncentracji i wydajności. Przełączając się pomiędzy dwoma zadaniami spędzamy nad nimi więcej czasu niż gdybyśmy każde skończyli osobno. I żadne zapewnienia o podzielności uwagi nie są prawdziwe. Tak po prostu jest. Mózg nie jest w stanie fizycznie ogarnąć naraz dwóch rzeczy. Podobnie wygląda to w świecie komputerów. Wydaje się, że robią one wiele rzeczy na raz. W rzeczywistość jednak procesor przełącza się pomiędzy zadaniami i w danej chwili wykonywana jest tylko jedna czynność.

Nie uwierzyłem od razu, ale postanowiłem spróbować, przystosowując do swoich potrzeb metodę Pomodoro. Dokonałem dokładnej inwentaryzacji projektów i zadań, a następnie podzieliłem je przyjmując, jako kryteria ważność i pilność. To, co może (musi) poczekać wrzuciłem do zamrażarki. Dzięki temu mogłem skonstruować realną, choć długą, listę zadań, którymi muszę zająć się osobiście. Uporządkowałem je ze względu priorytetowość, a następnie ustawiłem minutnik w telefonie na 25 minut.

Generalnie zasada Pomodoro jest prosta – poświęcam 25 minut na wykonanie zadania, a kolejne 5 minut na inne sprawy. W ciągu 25 minut nie robię niczego innego niż zaplanowane zadanie choćby świat miał się walić – nie rozmawiam ze współpracownikami, nie odbieram maili i telefonów, nie sprawdzam statusu na Facebooku. Tylko konkretne zadanie. Okazuje się, że w ciągu 25 minut pełnej koncentracji można zrobić naprawdę dużo. Oczywiście jeśli zadanie wymaga kilku jednostek 25 minutowych – tak też je wykonuje. Ale najważniejsza w jest pełna koncentracja.

Wkrótce liczba zadań zaczęła spadać, a ja mogłem sięgnąć do zamrażarki po kolejne czekające w niej projekty. Okazało się, że mój 12 godzinny dzień pracy składa się z 24 odcinków trwających po 25 minut i takiej samej liczby odcinków 5—cio minutowych na kawę, wiadomości, Facebooka i inne. To naprawdę dużo czasu.

Dziękuję Markowi Kowalczykowi za inspirującą rozmowę, bez której dalej byłbym przekonany, że wielozadaniowość jest dobra.

Autor jest partnerem zarządzającym w CubeResearch

Czym różni się produkcja od projektów?

Czym różni się produkcja od projektów?

Zła wielozadaniowość — rozmowa z Markiem Kowalczykiem

Zła wielozadaniowość — rozmowa z Markiem Kowalczykiem

0