marek-kowalczyk

Witam!

Nazywam się Marek Kowalczyk. Jestem praktykiem zarządzania projektami.

Z zespołem MANDARINE Project Partners pomogłem zrealizować na czas największy w Europie projekt IPO: wejście na giełdę PGE SA.

Jestem współzałożycielem wydawnictwa MINT Books.

Prowadzę studia podyplomowe z zakresu zarządzania projektami.

Piszę tu o zarządzaniu projektami, łańcuchu krytycznym, złej wielozadaniowości (zławiel), teorii ograniczeń Goldratta.

Ćwiczenie „Trzy projekty” — przekonaj się, czym jest zła wielozadaniowość

Ćwiczenie „Trzy projekty” — przekonaj się, czym jest zła wielozadaniowość

Przyczyną złej wielozadaniowości (zławiel) jest przekonanie, że czym szybciej zaczniemy każdy projekt, tym szybciej każdy projekt skończymy.

Przyczyną złej wielozadaniowości (zławiel) jest przekonanie, że czym szybciej zaczniemy każdy projekt, tym szybciej każdy projekt skończymy.

Potrzebne będą trzy kartki papieru, długopis i stoper. Przydatna może być pomoc drugiej osoby, która będzie mierzyć czas, ale nie jest to konieczne.

Jedną z kartek podziel na trzy pionowe kolumny. W nagłówku pierwszej kolumny napisz „1–10” drugą kolumnę zatytułuj „A-J” a trzecią „X-I”. Z drugą kartką zrób to samo. Trzecią pozostaw na razie pustą; będziesz notować na niej uzyskane czasy.

Ćwiczenie jest bardzo proste — polega na wypisaniu w trzech pionowych kolumnach:

  • liczb od 1 do 10,
  • liter od A do J (bez polskich znaków),
  • cyfr rzymskich w porządku odwrotnym, tj. od X do I.

Zadanie należy wykonać na dwa sposoby:

  1. Najpierw zastosuj metodę rytmicznych postępów (pierwsza kartka), uzupełniając po jednej pozycji w każdym rzędzie (czyli np. 1, A, X, następnie 2, B, IX). Zmierz czas od napisania „1” do napisania „I” i zapisz go na trzeciej kartce.

  2. Potem, na drugiej kartce, spróbuj metody „kamikadze” — najpierw uzupełnij pierwszą kolumnę (od 1 do 10), w ogóle nie rozpoczynając następnych „projektów”; potem drugą kolumnę (od A do J), nie ruszając cyfr rzymskich, a na koniec trzecią kolumnę (X do I). Na trzeciej kartce zapisz czas od napisania 1 do napisania I.

Jeżeli rozwiązując to proste zadanie na dwa sposoby, zmierzymy całkowity czas jego wykonania, okaże się, że każdy z „projektów” wykonano o wiele szybciej metodą „kamikadze”, mimo opóźnienia w rozpoczęciu dwóch kolejnych projektów (stąd nazwa „kamikadze” — bo nierozpoczęcie jak najszybciej wszystkich zadanych projektów wydaje się absolutnym samobójstwem w pracy).

W metodzie rytmicznych postępów większość osób rozpoczyna projekt trzeci (cyfry rzymskie) w 2. sekundzie, a w metodzie „kamikadze” — w 14., co oznacza opóźnienie rozpoczęcia projektu o 12 sekund!

Pojawia się pytanie: o ile sekund opóźni się jego zakończenie? Prosta arytmetyka zdaje się podpowiadać, że skoro opóźniamy rozpoczęcie projektu o 12 sekund (dni, tygodni), to z pewnością jego zakończenie proporcjonalnie się odwlecze. Jednak projekt trzeci (cyfry rzymskie) w metodzie rytmicznych postępów skończył się w 40. sekundzie, a w metodzie„kamikadze” — w 20. sekundzie od rozpoczęcia ćwiczenia. Innymi słowy, opóźniając rozpoczęcie projektu o 12 sekund, przyspieszyliśmy jego zakończenie o 20 sekund!

Opóźnienie rozpoczęcia „projektu” o 12 sekund spowodowało przyspieszenie jego zakończenia o 20 sekund.

Opóźnienie rozpoczęcia „projektu” o 12 sekund spowodowało przyspieszenie jego zakończenia o 20 sekund.

Dlaczego w takim razie korzystamy z metody rytmicznych postępów, skoro — obiektywnie rzecz biorąc — nie ma ona żadnych zalet? Otóż praca w trybie wielozadaniowym daje nam pozorne korzyści — jesteśmy bardzo zajęci, a przez to bardzo ważni i możemy pokazać przełożonym oraz klientom, że ich projekty nie są ignorowane i będą zrobione na czas.

Paradoksalnie to właśnie podejście jest kluczową przyczyną opóźnień w projektach.

Aby usunąć złą wielozadaniowość ze swojej firmy, skontaktuj się z autorem.

Wielozadaniowość i uwaga kierownictwa jako ostateczne ograniczenie — Artykuł gościnny Eliego Schragehneima

Wielozadaniowość i uwaga kierownictwa jako ostateczne ograniczenie — Artykuł gościnny Eliego Schragehneima

Zła wielozadaniowość: Nie bądź aktorem zbyt wielu ról

Zła wielozadaniowość: Nie bądź aktorem zbyt wielu ról

0